Büroleiter:in Sekretariat

Wir suchen für die Diakonie Eine Welt Gruppe in 1170 Wien zum ehestmöglichen Eintritt eine:n

BÜROLEITER:IN SEKRETARIAT

im Ausmaß von 24 - 37 Wochenstunden (je nach Vereinbarung und Aufgabenumfang).

WIR BIETEN DIR:

• Einen Job mit Sinn in einer Organisation, die Inklusion, Gerechtigkeit und Nachhaltigkeit lebt
• Eine interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem gut aufgestellten und engagierten Team
• Ein kollegiales Arbeitsklima und einen wertschätzenden Umgang miteinander
• Die Möglichkeit, Ideen aktiv einzubringen und umzusetzen
• Flexibilität hinsichtlich Aufgabenerweiterung und der individuell möglichen Wochenstundenanzahl
• Arbeitszeiten, die gemeinsam vereinbart werden (Rahmenarbeitszeit Öffnungszeiten Sekretariat/Empfang: Mo. bis Do. 8:30 - 17 Uhr, Fr. 8:30 – 14 Uhr)
• Zusätzliche freie Tage am Karfreitag, Reformationstag, Weihnachten (24.12.) und Silvester
• Betriebliches Gesundheitsmanagement z.B. Fit-Up, persönliche Beratung, nachhaltige Wiedereingliederung etc.
• Fach- und stellenspezifische Fortbildungen, Bildungsfreistellung bis zu einer Woche pro Jahr
• Transparente Entlohnung nach Diakonie-KV. Das monatliche Bruttogehalt (14x jährlich) beträgt für 37 Wochenstunden (Vollzeit) abhängig von der Anrechnung der Vordienstzeiten und zzgl. der Valorisierung für 2026 von EUR 3.474,- bis EUR 4.224,- (Beschäftigungsgruppe 8 inkl. Zulage L1)

DEINE AUFGABEN BEI UNS:

• Führung des Büro-Teams (Sekretariat, Reinigungskräfte, Zivildiener) von insgesamt 7 Personen
• Zentrale Anlaufstelle für sehr vielfältige Anliegen, sowohl von extern als auch innerhalb der Arbeitsbereiche der Diakonie Eine Welt
• Selbständige Organisation des Bürobetriebes und Sicherstellung eines optimalen Ablaufes im Sekretariat
• Verantwortung für die Ausstattung der Büros und für einen nachhaltigen Materialeinkauf
• Koordination der Hausreinigung und Grünflächenbetreuung
• Organisation von Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten in Zusammenarbeit mit unserem Baumanagement oder der Hausverwaltung sowie Anschaffung und Organisation von Reparatur/Wartung aller benötigten Geräte am Standort

PROFIL UND INTERESSEN:

• Erfahrung in der Teamführung sowie idealerweise im Sekretariats- oder Empfangsbereich
• Du bist kommunikativ, arbeitest serviceorientiert und übernimmst gerne Verantwortung – dabei erkennst du Optimierungspotenziale in Abläufen und findest passende Lösungen
• Du denkst vernetzt und überzeugst durch Organisationstalent, Teamgeist und einen kühlen Kopf – auch dann, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anstehen
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Sehr gute Kenntnisse in Office 365; Erfahrungen mit Jira und Confluence (Atlassian) sind von Vorteil
• Du hast ein sehr gutes Zahlenverständnis und handelst wirtschaftlich nachhaltig

Wir leben Vielfalt! Daher freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen!

Nähere Informationen über die Organisation findest du unter: https://www.diakonie.at/diakonie-einewelt

Gerne steht dir Uta Zeuge-Buberl bei Fragen zur ausgeschriebenen Stelle unter +43 664 88761770 zur Verfügung!

Kontakt: Diakonie Eine Welt gem. GmbH - Steinergasse 3/12 - 1170 Wien