Office Manager (m/w/d)

Für einen international tätigen Beratungs- und Technologiekonzern mit Standort im Wiener Börsegebäude suchen wir eine engagierte Persönlichkeit als Office & Workplace Coordinator (m/w/d).

In dieser Rolle sorgst du für einen reibungslosen Ablauf im Office und bist erste Anlaufstelle für Mitarbeiter:innen und Besucher:innen.

Zeitraum: 01.04.2026 - 30.09.2026

Arbeitsmodell: Vollzeit

Deine Aufgaben

• Verantwortung für den operativen Betrieb des Standorts unter Einhaltung aller relevanten Richtlinien
• Ansprechpartner:in („Concierge") für Anliegen von Mitarbeiter:innen und Besucher:innen
• Sicherstellung der optimalen Nutzung mobiler Arbeitsplätze und der Office-Kapazitäten
• Koordination exzellenter Services wie Reinigung, Catering und Sicherheit
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Organisation von Speisen und Getränken
• Einsatz und Betreuung von Medien- und Veranstaltungstechnik sowie Offenheit für neue Technologien
• Planung und Koordination von kleineren Veranstaltungen

Zusätzlich übernimmst du:

• Sicherstellung der korrekten Nutzung interner Systeme (z. B. Reservierungssysteme, Outlook-Mailbox) und Umsetzung neuer Vorgaben
• Überblick über notwendige Wartungsmaßnahmen und Einleitung entsprechender Schritte
• Funktion als Ansprechpartner:in für externe Dienstleister (z. B. Reinigungsfirmen, Hausverwaltung)
• Kostenkontrolle und Einhaltung der Budgetvorgaben

Dein Profil

• Abgeschlossene Ausbildung in der Hotellerie oder im Facility Management von Vorteil
• Erfahrung im Kundenservice sowie in organisatorischen und administrativen Tätigkeiten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit dem PC, technisches Verständnis und Interesse an neuen Medien
• Serviceorientierte, kommunikative Persönlichkeit mit Teamgeist
• Strukturierte Arbeitsweise, hohe Eigenorganisation und gutes Prioritätenmanagement

Für diese Position ist ein kollektivvertragliches Monatsbruttogehalt ab EUR 2.900€ (Vollzeitbasis) vorgesehen. Abhängig von Qualifikation und Erfahrung besteht die Bereitschaft zur Überzahlung.

Wir haben Ihr Interesse geweckt? Schicken Sie noch heute Ihren aussagekräftigen Lebenslauf!