Assistent*in Ausstellungen (m/w/d)

Unter dem Dach des KHM-Museumsverbands sind das Kunsthistorische Museum, die Kaiserliche Schatzkammer, die Kaiserliche Wagenburg in Schönbrunn, das Schloss Ambras in Innsbruck, das Weltmuseum Wien sowie das Theatermuseum Wien vereint.

Bevor eine Ausstellung für unser Publikum sichtbar wird, ist im Hintergrund bereits vieles in Bewegung: Leihgaben werden koordiniert, Transporte abgestimmt, Zeitpläne vorbereitet, Daten gepflegt, Projektbeteiligte vernetzt und zahlreiche Details sorgfältig aufeinander abgestimmt. Genau hier setzt die Arbeit der Abteilung Ausstellungen im KHM-Museumsverband an.

Die Abteilung Ausstellungen des KHM-Museumsverbands übernimmt als zentrale Schnittstelle die Organisation und Koordination von ca. 20–25 Ausstellungsprojekten jährlich an den einzelnen Standorten des Verbands sowie an externen Standorten im In- und Ausland. Für diese vielseitige und verantwortungsvolle Aufgabe suchen wir eine Assistenz, die Struktur in komplexe Abläufe bringt, gerne mitdenkt und mit organisatorischem Geschick dazu beiträgt, dass Ausstellungen verlässlich und professionell umgesetzt werden.

DIESE AUFGABEN ERWARTEN SIE:

• Organisatorische und koordinative Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung von Ausstellungsprojekten an den Standorten des KHM-Museumsverbands sowie an externen Ausstellungsorten
• Ausstellungsbezogene Dateneingabe, Datenpflege und strukturierte Ablage in der Datenbank TMS sowie auf dem Server
• Unterstützung bei der organisatorischen Abwicklung des Leihverkehrs sowie bei der Korrespondenz mit Leihgeber*innen, Künstler*innen, Versicherungen, Fremdfirmen und Dienstleister*innen
• Mitwirkung bei der Erstellung und Nachverfolgung von Zeitplänen, laufende Abstimmung mit Projektbeteiligten, Organisation von Projektmeetings sowie Protokollierung von Ergebnissen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Schriftverkehr und Verträgen sowie bei der organisatorischen und budgetären Abwicklung von Ausstellungsprojekten
• Erstellung und Pflege von Berichten sowie laufende Dokumentation im Rahmen der Ausstellungsprojekte
• Bürokoordination, wie z.B. Beschaffung, Handkasse, Terminplanung
• Unterstützung vor Ort während des Auf- und Abbaus von Ausstellungen

DIESE ANFORDERUNGEN BRINGEN SIE MIT:

• Abgeschlossene Ausbildung auf Maturaniveau, idealerweise mit kaufmännischem oder administrativem Schwerpunkt (z. B. AHS, HAK, HLW oder vergleichbar)
• Berufserfahrung in einer Assistenz- oder koordinativen Administrationsfunktion
• Interesse an Kunst und Kultur sowie Verständnis für die Anforderungen eines musealen Umfelds
• Gutes Verständnis für kulturelle und organisatorische Zusammenhänge sowie grundlegende wirtschaftliche Kenntnisse
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachen von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in der elektronischen Kommunikation und Datenverarbeitung sowie ein gutes Verständnis für Datenbanken und digitale Werkzeuge
• Selbständige, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Abläufen den Überblick zu behalten
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, klare Kommunikation und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner*innen
• Diskreter und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen

UNSER ANGEBOT:

• Einzigartiger Arbeitsplatz inmitten des Weltkulturerbes und spannender Sonderausstellungen
• Abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet in einem engagierten und motivierten Team
• Dienstort Wien
• Vertragsbasis: 40 Wochenstunden, 5 Arbeitstage pro Woche, Gleitzeit
• Monatsgehalt entsprechend einschlägiger Ausbildung € 2.780,77 brutto (Kollektivvertrag KHM-Museumsverband, Entlohnungsschema A, Entlohnungsgruppe 2, Entl. St. 1, bei 40 WSTD, 14x pro Jahr)