Assistent*in Generalsekretariat (m/w/d)

Unter dem Dach des KHM-Museumsverbands sind das Kunsthistorische Museum, das Weltmuseum Wien sowie das Theatermuseum Wien vereint.

Das Generalsekretariat ist in der Generaldirektion angesiedelt, die Generalsekretärin unterstützt und vertritt den Generaldirektor bei Bedarf und koordiniert den Austausch mit den Sammlungen und Abteilungen des KHM-Museumsverbands.

Für das Generalsekretariat des KHM-Museumsverbands suchen wir eine proaktive, diskrete und gut organisierte Persönlichkeit, die gerne den Überblick behält, vorausschauend mitdenkt und Freude daran hat, zentrale organisatorische und kommunikative Aufgaben verlässlich zu koordinieren. In dieser Funktion unterstützen Sie die Generalsekretärin in vielfältigen administrativen Belangen und arbeiten an wichtigen Schnittstellen innerhalb des Hauses mit.

DIESE AUFGABEN ERWARTEN SIE:

• Organisation und Koordination des Einladungsmanagements für Ausstellungseröffnungen und Veranstaltungsreihen
• Betreuung der digitalen Adressendatei (Kenntnis von EWorks von Vorteil)
• Betreuung der Reiseabrechnungen und bei Bedarf Abwicklung von Reisebuchungen
• Organisatorische Unterstützung bei Sitzungen und Besprechungen
• Schnittstellenfunktion zu anderen Organisationseinheiten innerhalb des KHM-Museumsverbands
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationsunterlagen für Sitzungen und Besprechungen, beispielsweise für Kuratoriumssitzungen
• Mitwirkung bei der Erstellung und Aufbereitung von Berichten, etwa Jahresbericht und Kulturbericht
• Vertretung der Assistenz der Generaldirektion bei Abwesenheiten
• Betreuung von Gästen des Generaldirektors und der Generalsekretärin

DIESE ANFORDERUNGEN BRINGEN SIE MIT:

• Abgeschlossene Ausbildung auf Maturaniveau (z.B. HAK, AHS) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise in einem komplexen organisatorischen Umfeld
• Sehr gutes sprachliches Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, PowerPoint und Outlook
• Sehr gutes Organisationsvermögen und ausgeprägtes Zeitmanagement
• Diskrete, verlässliche und sorgfältige Arbeitsweise
• Freundliches und professionelles Auftreten sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner*innen

UNSER ANGEBOT:

• Einzigartiger Arbeitsplatz inmitten des Weltkulturerbes
• Abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet, ein gutes Arbeitsklima sowie eine krisensichere Anstellung
• Dienstort Wien
• Vertragsbasis: 35/40 Wochenstunden, 5 Arbeitstage pro Woche
• Monatsgehalt entsprechend einschlägiger Ausbildung € 2.780,77 brutto (Kollektivvertrag KHM-Museumsverband, Entlohnungsschema A, Entlohnungsgruppe 2, Entl. St. 1, bei 40 WSTD, 14x pro Jahr)