Persönlicher Assistent / Executive Assistant (m/w/d)

DIREKTE ZUSAMMENARBEIT MIT UNTERNEHMER

WORUM ES GEHT

Ich bin Unternehmer in Wien mit Firmen in Österreich und Serbien (Holding, Handel,

Immobilien) sowie internationalen Projekten. Ich reise wöchentlich, arbeite viel vom Handy

aus und brauche jemanden, der meinem Alltag und meinen Unternehmen Struktur, Klarheit

und Geschwindigkeit gibt.

Kein klassischer Assistenz-Job. Du denkst mit, priorisierst, übernimmst Verantwortung —

und wirst zu einem echten Gegenüber im Tagesgeschäft.

DEINE AUFGABEN

OPERATIV

• Kalender führen und priorisieren
• Geschäfts- und Privatreisen planen (Österreich, Serbien, international)
• Termine und Meetings koordinieren
• Meetings vorbereiten: Agenda, Unterlagen, Follow-ups

BUSINESS SUPPORT

• Unternehmensdaten strukturieren und aufbereiten (mehrere Firmen)
• Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen erstellen
• Aufgaben und Projekte nachverfolgen (intern und extern)
• Kommunikation mit Partnern in Österreich, Serbien und international

PERSÖNLICH

• Private Termine und Reisen organisieren
• Recherchen (Restaurants, Hotels, Services)
• Unterstützung bei Alltags- und Lifestyle-Themen

WAS DU MITBRINGST

PFLICHT:

• Deutsch, Englisch und Serbisch/Serbokroatisch auf sehr gutem Niveau
• Mehrjährige Erfahrung in einer strukturierten Rolle (Assistenz, Projektmanagement,
• Consulting oder vergleichbar)
• Sehr hohe Organisationsfähigkeit
• Sicher im Umgang mit digitalen Tools (Google Workspace, Excel, idealerweise Notion)

ERWARTET:

• Du arbeitest eigenständig, ohne auf Anweisungen zu warten
• Du erkennst Probleme, bevor sie entstehen
• Du kannst mit Dynamik und wechselnden Prioritäten umgehen
• Du bist diskret und absolut zuverlässig
• Du bist handy-affin und kannst auch aus kurzen Sprachnachrichten und Stichworten
• klare Ergebnisse machen

WAS WIR NICHT SUCHEN

• Reine Termin- und Reisebucher
• Personen, die für jede Aufgabe klare Anweisungen brauchen
• Langsame oder überbürokratische Arbeitsweise

WAS DICH ERWARTET

• Direkte Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit einem Unternehmer
• Einblick in mehrere Unternehmen und Branchen — international
• Dynamisches Umfeld mit viel Verantwortung und GestaltungsspielraumBei bewährter Zusammenarbeit wächst die Rolle mit — in Richtung mehr Verantwortung,
• mehr strategische Einbindung, eigene Projekte

RAHMENBEDINGUNGEN

• Standort: Wien (Büro in der Praterstraße)
• Vollzeit, 38,5 Stunden
• Start: so bald wie möglich, flexibel nach Verfügbarkeit
• Bruttogehalt: ab 4.000 €/Monat, Überzahlung je nach Erfahrung und Qualifikation

BEWERBUNG

1. Kurz-CV

2. 3–5 Stichpunkte, warum du für diese Rolle geeignet bist

3. Mini-Case (max. 1 Seite): Wie würdest du eine 3-tägige Geschäftsreise Wien–Belgrad

strukturieren — inkl. Meetings, Transfers und Pufferzeiten?

Ich lese jede Bewerbung persönlich.

— Jonathan Gal, Bruder Jan Holding GmbH