Office Manager:in & Assistenz der Geschäftsführung (ab 30h)

ÜBER HOKIFY

hokify hat die Jobs, die Wirtschaft und Gesellschaft am Laufen halten. Wir arbeiten in unserem Team unter dem Motto “Einfach zu Do-it-Jobs” jeden Tag daran, Bewerbung und Recruiting einfacher und unkomplizierter zu gestalten. Als stark wachsendes Scale-Up, mit rund 80 Mitarbeiter:innen suchen wir Personen, die unsere Begeisterung für Tech und Innovationen teilen. Gestalte gemeinsam mit uns die Zukunft von Jobsuche & Recruiting!

Als Office Manager:in & Assistenz Geschäftsführung bei hokify spielst du eine zentrale Rolle: du bist Ansprechpartner:in und “Feel-Good-Manager:in” im gesamten Team, sorgst für einen reibungslosen Ablauf des Arbeitsalltags und unterstützt die Geschäftsführung in ihrer Organisation. Du sorgst dafür, dass unser Office mehr ist als nur ein Arbeitsplatz -  ein echter Wohlfühlort, den du mit deinem Organisationstalent, Gespür für Teamspirit und Hands-on-Energie tagtäglich mit gestaltest.

DEINE AUFGABEN

• Office Management

Du verantwortest alle Themen rund um unser Büro -  von der Gestaltung unserer Arbeitsplätze im Sinne unserer Employer Brand bis hin zum reibungslosen Ablauf im Büroalltag. Dabei denkst du nicht nur konzeptionell, sondern packst auch ganz praktisch mit an: sei es bei der Auswahl der Office-Ausstattung, der Organisation von Services oder eben auch mal beim Auffüllen der Obstschale.

Du bist zentrale Ansprechperson für externe Dienstleister, kümmerst dich um Bestellungen, Angebote, Vertragsverwaltung sowie Rechnungen - und arbeitest eng mit der Buchhaltung zusammen. Dein Office-Budget verwaltest du dabei eigenständig.

• Assistenz der Geschäftsführung

Du unterstützt unsere Geschäftsführerin im operativen Tagesgeschäft – z. B. bei administrativen Aufgaben, Reisebuchungen, Eventorganisation und der Erstellung von Präsentationsfolien. Auch bei der Terminplanung und -koordination behältst du den Überblick.

• Teamkultur & interne Events

Du planst und organisierst interne Veranstaltungen wie z.B. Quartals-Kickoffs, Sommerfeste oder Weihnachtsfeiern. Mit kreativen Ideen für Mitarbeitendengeschenke und Merchandise, die du eigenständig planst und realisierst, stärkst du unsere Teamkultur und sorgst für ein wertschätzendes Arbeitsumfeld.

WAS DU MITBRINGEN SOLLTEST

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und hast bereits mehrere Jahre Erfahrung als Assistenz und/oder Office Management sammeln können

• Du bist ein Organisationstalent und deine strukturierte, selbständige Arbeitsweise zeichnet dich aus

• Du hast ein Auge fürs Details und Ästhetik, sowohl digital (z.B. bei Google Slides) als auch im physischen Bereich (z.B. bei der Ordnung im Büro, Merch)

• Du arbeitest strukturiert, selbst wenn vieles parallel läuft

• Du bist belastbar und lässt dich auch von herausfordernden Situationen nicht aus der Ruhe bringen - stattdessen packst du an und findest kreative Lösungen

• Du bist eine kommunikative, proaktive und offene Persönlichkeit und hast stets ein offenes Ohr für deine Kolleg:innen

• Gutes technisches Verständnis

• Du hast ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse

WAS WIR BIETEN

• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Gestaltungsspielraum in einem dynamischen, wachsenden Digital- Unternehmen mit direkter Berichtslinie zur Geschäftsführung

• Moderne Führungskultur, ein motiviertes und engagiertes Team, das sich gegenseitig unterstützt

• Flexible Arbeitszeiten und Home-Office-Möglichkeit (unter Berücksichtigung deiner speziellen Rolle)

• Zuschuss zum Mittagessen (EUR 7,50 täglich), laufende Company Updates mit Frühstück und ähnlichen Formaten, zusätzlich Urlaubstage am 24. und 31.12.

Dein Gehalt:

Das Gehalt beträgt ab EUR 40.000 brutto/Jahr (Basis Vollzeit). Dein tatsächliches Gehalt vereinbaren wir abhängig von deiner Qualifikation und Erfahrung.

Idealerweise wäre dein Start bei uns Anfang Oktober 2025.