Backoffice & Office Management mit KI-Kompetenz (Junior)

Lefor Oberbauer steht seit 25 Jahren für Kommunikation mit Leidenschaft – live, digital und mit dem Anspruch, Erlebnisse zu schaffen, die bleiben. Wir sind keine klassische Eventagentur, sondern verbinden strategische Kommunikation, Live-Marketing, digitale Lösungen und eigene Veranstaltungsformate – von individuellen Kundenprojekten über digitale Gamification bis zu Eigenbrands wie dem Vienna Coffee Festival und dem Wiener Kabarettfestival.

Damit all das reibungslos läuft, braucht es jemanden, der im Hintergrund die Fäden zusammenhält – mit klugem Kopf, smarten Tools und Hands-on-Mentalität. Hinter unseren Projekten steht ein kleines, schlagkräftiges, dienstleistungsorientiertes Team (> 10 Personen). Jetzt suchen wir jemanden, der zu uns passt. Wir suchen DICH!

WAS DU BEI UNS MACHST:

• Du unterstützt Geschäftsleitung und Team im täglichen Backoffice: Organisation, Administration, Terminkoordination, Datenpflege und Ablage.
• KI ist dein tägliches Werkzeug. Du nutzt ChatGPT, Claude & Co. für Texte, Recherchen, Zusammenfassungen, Auswertungen und Vorlagen und machst Abläufe damit schneller und einfacher.
• Du bringst neue Ideen ein, wie wir KI im Team noch besser einsetzen können, und bildest dich dafür laufend weiter.
• Du bist Schnittstelle zwischen Team, Kund:innen, Lieferant:innen und Partner:innen.
• Du packst auch operativ mit an und kümmerst dich darum, dass Material, Waren und Post dort ankommen, wo sie hinsollen.
• Bei unseren Projekten und Events unterstützt du organisatorisch.
• Backoffice klingt trocken? Ist es bei uns definitiv nicht.

DAS BRINGST DU MIT:

• Ein Muss: Du arbeitest bereits regelmäßig und sicher mit KI-Tools, nicht nur zum Ausprobieren, sondern produktiv im Arbeitsalltag.
• Du hast Lust, dich im Bereich KI weiterzuentwickeln und am Ball zu bleiben.
• Du hast eine Hands-on-Mentalität und siehst, was zu tun ist, und erledigst es, egal ob am Laptop oder vor Ort.
• Du arbeitest strukturiert, selbstständig und zuverlässig und behältst den Überblick, auch wenn vieles gleichzeitig passiert.
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office und Teams.
• Du bist humorvoll, dienstleistungsorientiert, flexibel und packst an.
• Und ganz wichtig: Du hast keine Angst vor analoger Kommunikation. Telefonieren und der direkte Kontakt mit Kund:innen, Partner:innen und Lieferant:innen gehören bei uns genauso dazu wie digitale Tools.
• Führerschein B ist von Vorteil.

WAS WIR BIETEN:

• Ein kleines, wertschätzendes Team mit kurzen Entscheidungswegen und flachen Hierarchien.
• Die Möglichkeit, unsere Arbeitsweise mit KI aktiv mitzugestalten.
• Raum zum Lernen und Weiterentwickeln, vor allem im Bereich KI und digitale Tools.
• Abwechslung statt Routine – zwischen Büro, Projekten und allem, was dazwischen anfällt.
• Startdatum: ab sofort
• Gehalt: EUR 2.400,- brutto/Monat plus Öffi-Jahreskarte für Wien, NÖ und Bgld. – Small blind! Genauere Details besprechen wir in einem persönlichen Gespräch.

Klingt nach dir? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen. Wir suchen nicht den perfekten Lebenslauf, sondern jemanden, der zu uns passt. Schick uns Infos zu deiner Person und ein paar Zeilen oder ein Video über dich. Kein Roman, wir wollen einfach wissen, wer du bist und warum gerade du zu uns passt.

Bonus: Erzähl uns, was das Chaotischste war, das du je organisiert hast, und wie du es gelöst hast.