Empfang, Rezeption

SCHULSEKRETÄR:IN

(25-30 Wochenstunden)

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort bzw. September eine engagierte Schulsekretärin oder einen engagierten Schulsekretär

UNSER ANGEBOT

• abwechslungsreiche Tätigkeitsfelder
• Work-Life-Balance -> mehr als 5 Wochen Urlaub
• ein stabiles und sicheres Arbeitsumfeld -> ein unbefristetes Dienstverhältnis
• ein kollegiales Team sowie ein familiäres Umfeld
• Begleitung in der Einstiegsphase -> intensiver Onboarding-Prozess, damit der Start in Ihre neue Aufgabe bestmöglich gelingt
• eine optimale Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz (fußläufig U4 Meidling)

AUFGABEN

• Für die Anliegen der Lernenden, Eltern und Mitarbeitenden unserer Schule sind sie die erste Anlauf- und Kontaktstelle.
• Sie sind verantwortlich für die Administration der Schüler:innendaten sowie die entsprechende Schulverwaltungssoftware.
• Sie unterstützen die Schulleitungen und den Vereinsvorstand in laufenden Prozessen.
• Mit dem nötigen Teamspirit tragen sie zum Erfolg des Gesamtteams bei.
• Allgemeine Sekretariats- und Büroarbeiten (Vorbereitung von Unterlagen, Sammlung von Daten, Einholung von Unterschriften, Post, Kopierarbeiten, Ablage, Archivierung, Inventarisierung)
• Protokollführung bei Besprechungen
• Terminkoordination / Koordination von Lehrveranstaltungen
• Verwaltung und Betreuung der Räumlichkeiten
• Veranstaltungsbetreuung
• Unterstützung von Gastvortragenden
• Kommunikation und Evidenzhaltung
• Administration und Organisation von Personalagenden, Führung der Personalakten und der Datenbank, Check-In/Out von Mitarbeiter:innen (Zutrittskarten, Schlüssel, User Account, Rundlaufvorstellung), Koordination von Abwesenheiten der Mitarbeiter:innen

ANFORDERUNGEN

• Abgeschlossene Ausbildung mindestens auf Maturaniveau (z.B. HAK, HLW)
• Berufserfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, idealerweise im Schulwesen oder anderen Bildungseinrichtungen vorteilhaft
• Perfekte MS Office-Kenntnisse
• Verhandlungssichere Deutsch und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Teamfähigkeit, Loyalität, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Freude im Umgang mit dem Kollegium, Schüler:innen und den Eltern
• Organisationstalent mit Affinität zu Social Media

Bewerben Sie sich jetzt! Dafür senden Sie ihre Bewerbungsunterlagen samt Lebenslauf und relevanten Ausbildungsnachweisen an apply.job.21006463@hokifyjob.com

Entgeltangaben: Das Mindestentgelt für die Stelle als Schulsekretär:in beträgt 2.472,07 EUR brutto pro Monat auf Basis Vollzeitbeschäftigung.