Team Assistant / Office Management

SQUER sucht eine hochorganisierte und motivierte Teamassistentin/Office Management. Du bist verantwortlich für den reibungslosen Ablauf unseres Büros, die Verwaltung administrativer Aufgaben, die Unterstützung des Personals und die Förderung eines positiven Arbeitsumfelds. Diese Rolle erfordert eine dynamische Person mit ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten, einem scharfen Auge für Details und der Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.

Deine Aufgaben

Bürotätigkeiten:

• Tägliche Büroabläufe überwachen, um Effizienz und Produktivität sicherzustellen.
• Büromaterialbestände verwalten, den Lagerbestand überprüfen und bei Bedarf Bestellungen aufgeben sowie unser wöchentliches Bürofrühstück vorbereiten.
• Beziehungen zu Anbietern, Dienstleistern und Vermietern pflegen, sicherstellen, dass alle Rechnungen rechtzeitig gestellt und bezahlt werden.
• Sicherstellen, dass das Bürolayout funktional und gut gepflegt ist.

Administrative Unterstützung:

• Administrative Unterstützung für das Führungsteam und andere Mitarbeiter nach Bedarf leisten.
• Besprechungen und Termine planen, sowie Kalender verwalten.
• Eingehende und ausgehende Korrespondenz bearbeiten, einschließlich E-Mails, Telefonanrufen und Post.
• Berichte, Präsentationen und andere Dokumente nach Bedarf vorbereiten.

Personalwesen:

• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter, einschließlich der Vorbereitung der Arbeitsplätze und Durchführung von Büroführungen.
• Unterstützung bei der Koordination von Mitarbeiterevents und -aktivitäten.

Deine Qualifikationen:

• Nachgewiesene Erfahrung als Büroleiter, Verwaltungsassistent oder in einer ähnlichen Rolle.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement.
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und Deutsch.
• Beherrschung von MS Office (MS Word, Excel, PowerPoint) und eine Affinität zur Technologie.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und effektiv zu priorisieren.
• Starke Problemlösungsfähigkeiten und Aufmerksamkeit für Details.
• Selbstständige Arbeitsweise, Zuverlässigkeit und Genauigkeit.
• Professionelles, freundliches und verbindliches Verhalten.
• Führerschein B ist von Vorteil.

Deine Vorteile:

• Herausforderung & Vielfalt: Deine spannenden und vielfältigen Projekte geben dir die Möglichkeit, einen echten Einfluss auf SQUER zu haben.
• Work-Life-Balance: Wir bieten familienfreundliche Arbeitsbedingungen und unterstützen aktiv Elternzeit und Sabbaticals.
• Weiterentwicklung & aktive Tech-Community: Völlig freie Verfügbarkeit eines Trainingsbudgets (5.000 € pro Jahr) und aktiver Austausch durch interne Hackathons, Schulungen und Off-Sites.
• Verantwortung & Eigenverantwortung: Wir sind ein junges und motiviertes Team, das in flachen Hierarchien arbeitet. Für uns erfordert die Übernahme von Verantwortung keinen Jobtitel oder Status.
• Weitere Vorteile: Modernes Büro inklusive einer großen Terrasse direkt bei den Sofiensälen, Freitagsfrühstück, MyClubs-Mitgliedschaft, kostenlose Massagen, kostenlose Jahreskarte für die Wiener Linien, Corporate Benefits und JobRad. Darüber hinaus organisieren wir regelmäßige Teamevents sowie ein jährliches SQUER-Offsite-Event. Außerdem kannst du bei uns deine bevorzugte Hardware-Konfiguration wählen.
• Faires Jahresgehalt von mindestens 32.500 € auf Vollzeitbasis – eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist selbstverständlich.