Office Manager/in & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit (ca. 16h/Woche)

Du liebst Organisation, denkst immer einen Schritt voraus und behältst auch bei Trubel den Überblick? Dann komm zu uns! Als Office Manager/in & Founders Assistant unterstützt du unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass im Office alles rund läuft.

Deine Aufgaben bei LARS NYSØM:

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft
• Selbstständige Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Kunden und Behörden
• Organisation und Koordination von Terminen, Meetings, Reisen und Firmenevents
• Klassische Office- und Sekretariatsaufgaben wie Postbearbeitung, Gästeempfang, Personaladministration, Kurier- und Paketkoordination
• Bestellung und Verwaltung des Bürobedarfs
• Protokollführung bei Meetings und Erstellung von Präsentationen
• Unterstützung bei der Bearbeitung von Kundenbestellungen sowie beim Ausstellen von Rechnungen, Gutschriften und Retouren
• Überwachung offener Rechnungen und Nachverfolgung von Zahlungen
• Unterstützung bei der Durchführung von Überweisungen sowie bei der Ablage und Organisation von Belegen

Das bringst Du mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Assistenz- oder Backoffice-Bereich
• Eigenständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise mit Hands-on-Mentalität
• Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C2) und Englischkenntnisse (mind. C1)
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint)

Was wir bieten:

• Eine langfristige, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kreativen, dynamischen Umfeld
• Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien – deine Ideen sind gefragt
• Ein Arbeitsplatz im Herzen Wiens mit bester öffentlicher Anbindung (1010 Wien - Nähe Urania)
• 4-Tage-Woche mit 16 Stunden/Woche (idealerweise verteilt auf 4 Tage)
• Attraktives Gehalt: € 1.200 brutto/Monat (für 16h), mit Bereitschaft zur Überzahlung je nach Qualifikation
• Ein wertschätzendes, unterstützendes Team und ein modernes Arbeitsumfeld