Das Telefon läutet und dir läuft ein Schauer über den Rücken? Dir ist ein genervtes “Das ginge mit einem Anruf viel schneller” von deinen Eltern nach einer Stunde voller organisatorischer Nachrichten um einiges lieber, als tatsächlich irgendwo anzurufen? Und wenn es dann doch mal sein muss, schiebst du es mindestens drei Tage lang auf (was es dann wieder länger dauern lässt…)? Keine Angst - es geht nicht nur dir so! Doch gerade im Berufsalltag kommt man meistens nicht ums Telefonieren herum.
Hier kommen die 7 besten Tipps, um deine Telefonangst zu überwinden:
Bereite dich vor
Plane einen Zeitpunkt für dein Telefonat
Halte deine Stimme ruhig und sprich langsam
Frag nach, wenn du etwas nicht verstehst
Gestik und Mimik beibehalten
Finde etwas, auf das du deinen Blick fixieren kannst
Üben, üben, üben
1. Bereite dich auf das Telefonat vor
Vorbereitung ist die halbe Miete - auch beim Telefonieren! Überlege dir in einer ruhigen Minute vorab, was du eigentlich mit dem Gespräch erreichen möchtest. Welche Informationen brauchst du, welche braucht dein Gegenüber? Schreibe dir deine Fragen auf, damit du nichts vergessen kannst. Wenn du weißt, dass das Gespräch länger dauern wird, kannst du auch ein Headset oder Kopfhörer verwenden. Wenn du dir einen Termin ausmachen willst, öffne deinen Kalender. Du kannst dir auch den ersten Satz aufschreiben und ihn üben, bis er dir ohne Probleme von den Lippen geht. Mögliche Einstiegssätze sind:
“Guten Tag, mein Name ist Maxima Musterfrau, spreche ich mit Frau/Herrn Mustermann?”
“Guten Morgen, hier spricht Maxima Musterfrau, ich würde mir gerne einen Termin für XY ausmachen”
“Hallo, Maxima Musterfrau spricht. Dürfte ich mit Herrn Mustermann sprechen?”
#hokifyexpertentipp: Hab immer einen Notizblock und Stift bei dir, wenn du ein Telefonat beginnst. So kannst du dir auch währenddessen Notizen machen oder wichtige Punkte aufschreiben.
2. Plane einen Zeitpunkt für dein Telefonat
Bist du die Person, die anruft (z.B. wenn du dir einen Termin ausmachen möchtest), kannst du dir das Telefonat so legen, dass es für dich gut passt. Wenn du mehrere Personen anrufen musst, kannst du dir eine Stunde Zeit nehmen und alle direkt hintereinander anrufen. Auch wenn du angerufen wirst und gerade keine Zeit hast, kannst du das sagen und höflich nach einem anderen Zeitpunkt fragen. Zum Beispiel so:
“Vielen Dank für Ihren Anruf! Ich bin leider gerade sehr beschäftigt, darf ich Sie am Nachmittag zurückrufen?”
#hokifyexpertentipp: Auch Bewerbungsgespräche laufen manchmal telefonisch ab. Dann ist es besonders wichtig, gut vorbereitet zu sein und eine ruhige Umgebung zu finden.
3. Halte deine Stimme ruhig und sprich langsam
Auch wenn du vielleicht nervös bist: versuche, ruhig zu bleiben und langsam zu sprechen. Versteht dein Gegenüber nicht was du sagst, dauert das Gespräch nur noch länger. Tiefes Ein- und Ausatmen vor dem Telefonieren kann dir dabei helfen, ruhig zu bleiben. Manchen Leuten hilft es auch, beim Telefonieren im Raum zu gehen oder sich anderweitig zu bewegen, um sich besser zu konzentrieren. Es ist auch in Ordnung, kurze Pausen zu machen, bevor du auf eine Frage antwortest - nimm dir ruhig einen oder zwei Atemzüge, um über die Frage nachzudenken.
#hokifyexpertentipp: Selbst wenn dein Gegenüber aufgeregt oder unhöflich wird, bleib ruhig. Sollte deine Gesprächspartnerin unhöflich oder laut werden, sag erst einmal nichts - sehr oft reicht das schon, um die Situation zu deeskalieren.
4. Frag nach, wenn du etwas nicht verstehst
Hab keine Angst davor, Fragen zu stellen. Hast du den Namen deiner Gesprächspartnerin nicht verstanden, frag ruhig nochmal nach. Am Ende des Gesprächs nochmal zusammenzufassen, was du verstanden hast, ist auch eine gute Möglichkeit um zu bestätigen, dass du alles richtig verstanden hast.
5. Behalte deine Gestik und Mimik bei
Ein Lächeln lässt dich auch am Telefon sympathischer wirken. Auch wenn dein Gegenüber es nicht sehen kann, können kleine Gesten und deine Mimik einen Einfluss darauf haben, wie du dich fühlst und wie du wahrgenommen wirst. Versuch also nicht, dich zu verstellen, sondern stell dir einfach vor, dass du ein ganz normales Gespräch führst.
6. Fokussiere deinen Blick
Klingt im ersten Moment komisch, aber oft hilft es, den Blick auf etwas zu fixieren. Das fördert die Konzentration und lenkt von allen anderen Gedanken ab. Wenn du Probleme damit hast, deine Gesprächspartnerin nicht zu sehen, kannst du auch ein Foto von einer Person die du gerne hast nehmen und dir vorstellen, dass du mit ihr sprichst. Alternativ kannst du auch aus dem Fenster gucken oder auf einem Zettel zu kritzeln beginnen.
7. Üben, üben, üben
Telefonieren ist meistens dann unangenehm, wenn wir es selten tun. Jemand anderen zu bitten, für dich zu telefonieren, löst das Problem aber nicht, sondern macht es langfristig gesehen sogar noch schlimmer. Deshalb solltest du dich der Herausforderung stellen und regelmäßig zum Hörer greifen. Egal ob mit deiner Familie, Freundinnen oder im Job: je mehr Zeit du damit verbringst, desto weniger schlimm wird es dir vorkommen.
#hokifyexpertentipp: Wenn du das Telefonieren mit Fremden üben möchtest, beginne mit Personen, deren Job es ist, dir weiterzuhelfen. Egal ob bei der Ärztin, in der Arbeit oder beim Kundinnenservice: dort anzurufen, wo sowieso den ganzen Tag telefoniert wird, ist oft leichter als jemanden anzurufen, bei dem man das Gefühl hat, zu stören.
Fazit
Wer mit der digitalen Kommunikation aufgewachsen ist, tut sich oft schwer damit, andere Leute anzurufen. Je öfter du es machst, desto einfacher wird es jedoch werden. Außerdem kann gute Vorbereitung und das richtige Set Up durchaus dabei helfen, sich mit dem Telefonieren wohler zu fühlen.