Jeden Morgen dasselbe: Du kommst an deinen Arbeitsplatz, siehst gefühlt eine halbe Million neue Aufgaben, die auf dich warten und bekommst erst mal ein mulmiges Gefühl in der Magengrube. Dann schaust du in dein Email-Postfach, in dem du sogar noch ein paar Termine mehr entdeckst und fühlst dich auf einmal völlig überfordert. Wie kannst du nur alle diese Dinge erledigen, ohne total gestresst zu werden? Mit unseren 10 Tipps erfährst du jetzt, wie du Aufgaben, Projekte und Deadlines koordinierst und so deinen Arbeitsalltag besser strukturierst, um dich wirklich professionell zu verhalten. Das Zauberwort? Zeitmanagement!
1. Unter Beobachtung
Führe mindestens eine Woche lang einen Terminplaner mit dir, in dem du alle deine Aktivitäten, Termine, Aufgaben, Konversationen, Meetings, Projekte etc. notierst. Das wird dir dabei helfen, einen klaren Überblick über den Ablauf deiner gesamten Woche zu erhalten und du wirst erkennen, wie viele Dinge du tatsächlich in einer einzigen Woche erledigen kannst. Zudem wirst du erfahren, in welchen Zeiträumen du am aktivsten, beziehungsweise auch am produktivsten warst und kannst dieses Wissen für die zukünftige Planung deiner Arbeitsaktivitäten nutzen. Du siehst auch, welche deiner Aufgaben die meiste Zeit fressen, welche relativ schnell erledigt sind und wo du vielleicht auf Andere angewiesen bist.
2. Tagesplan
Nimm dir jeden Morgen ein paar Minuten Zeit, um dir einen Tagesplan zu erstellen, der dich durch den Tag führt. Damit du keine wichtigen Termine oder Meetings vergisst, soll dir dieser Plan zumindest einen groben Überblick über deine anstehenden Projekte geben. Indem du deine Aufgaben zusätzlich priorisierst sowie deine zur Verfügung stehende Zeit dementsprechend auf sie verteilst, verbesserst du deinen Tagesplan und kannst dich genauer an ihn halten. Plane dir zudem ein wenig Zeit zwischen deinen einzelnen Pflichten ein, die du entweder für kurze Pausen nutzt, um deine Energiereserven wieder ein bisschen aufzuladen oder um die Anfragen deiner Kollegen zu bearbeiten. Diese „geplanten Unterbrechungen“ sind notwendig, um dir ein wenig mehr zeitlichen Spielraum für deine einzelnen Projekte zur Verfügung zu stellen.
#hokifyexpertentipp: Um diesen Schritt deines Tages zu optimieren, kannst du das auch schon am Ende des Vortags machen. Schreib dir auf, welche Aufgaben für den nächsten Tag anstehen und welche Termine du hast. Dann musst du in der Früh nur noch checken, ob sich Änderungen oder kurzfristige Aufgaben ergeben haben.
3. Digitaler Kalender
Auch wenn du kein besonderer Fan der modernen Technik bist, solltest du dir auf jeden Fall einen elektronischen Kalender (Bsp.: Outlook oder Google Kalender) zulegen, in den du alle deine wichtigen Termine, Verabredungen oder Besprechungen einträgst. Meistens kannst du den Kalender dann noch mit deinem Smartphone synchronisieren, wodurch du dann immer Zugriff auf ihn hast, ganz egal wo du bist. Dank der automatischen Erinnerungsfunktion wirst du dann garantiert keine wichtigen Meetings oder Deadlines mehr vergessen oder verpassen – Eine riesige Erleichterung!
#hokifyexpertentipp: Trage dir deine Erinnerungen immer 15-30 Minuten früher ein. So kannst du deine derzeitige Aufgabe entspannt beenden oder dich noch kurzfristig vorbereiten, sollte es nötig sein.
4. Zeitlimit
Setze dir für jede einzelne Aufgabe, die du dir am Tag vornimmst, ein bestimmtes Zeitlimit, an welches du dich auch so gut wie möglich hältst. Viele Menschen arbeiten unter Zeitdruck um einiges produktiver, als ganz ohne Deadlines. Auch wenn du eigentlich keinen Druck hast, kannst du dich durch eine eigene Deadline dazu "zwingen" die Aufgabe tatsächlich zu erledigen, statt nur in die Luft zu schauen. Um die Zeit während der Arbeit zudem besser im Blick behalten zu können, platzierst du an deinem Arbeitsplatz einfach eine klar lesbare, für dich sichtbare, Uhr. Natürlich kannst du dir die einzuhaltenden Deadlines auch in den vorher erwähnten Kalender eintragen. Durch eine auf dem Bildschirm erscheinende Notiz zeigt er dir an, wann die vorgesehene Zeit abgelaufen ist und du zur nächsten Aufgabe übergehen solltest.
5. "Nein" sagen
Lerne es „Nein“ zu sagen und damit zusätzliche Aufgaben von dir fern zu halten, die sowieso keinen Platz mehr in deinem Tagesplan hätten und die du nicht schaffen würdest. Natürlich kannst du dich nicht immer vor zusätzlichen Pflichten drücken, weshalb du sie zwar auch annehmen, aber auf einen späteren Zeitpunkt verschieben kannst. Sollte es dir passieren, dass du an einem Tag mal absolut keine Zeit für Ablenkungen hast, aber trotzdem ständig Kollegen auf dich zukommen, dann ist es auch okay, wenn du für eine begrenzte Zeit ein „Bitte nicht stören.“-Schild aufstellst.
6. Fokus
Versuche alle anderen Ablenkungen, die nichts mit deiner Arbeit zu tun haben – dazu gehören vor allem Social-Media-Plattformen und dein Handy – auszublenden und nicht aufzurufen, wenn sie Nichts mit der Arbeit zu tun haben. Überprüfe auch dein Smartphone nur circa alle zwei Stunden, denn wenn es dank der zahlreichen Applikationen ständig anfängt zu vibrieren oder aufzuleuchten und du automatisch auf den Bildschirm guckst, wirst du dich nie richtig fokussieren können. Anstatt also im Multi-Tasking unterzugehen, konzentrierst du dich lieber nur auf ein Projekt und stellst dieses erst komplett fertig, bevor du dich einer neuen Aufgabe widmest. Lerne zudem, nicht immer sofort ans Telefon zu gehen, vor allem wenn du dich gerade in einer Konzentrationsphase befindest, denn du kannst hinterher immer noch zurückrufen. Wozu werden sonst die ganzen Rufnummern gespeichert?
#hokifyexpertentipp: Je nachdem, ob du während deines Jobs erreichbar sein musst oder nicht, kann es helfen, das Handy einfach in der Tasche zu lassen oder es woanders hin zu legen.
7. Synergie
Um während deiner Arbeit möglichst viele Synergieeffekte zu erzeugen, solltest du versuchen alle sich ähnelnden Aufgaben zu verschiedenen Blöcken zusammenzufassen und direkt hintereinander zu erledigen. Wenn du beispielsweise für zwei verschiedene Projekte Telefonate führen musst, solltest du dir eine bestimmte Zeit zum Telefonieren festlegen und alle Telefonate auf einen Schlag erledigen. Wenn du deine Aufgaben so sammelst und in verschiedene Kategorien unterteilst, wird es auch einfacher für dich, den Überblick zu behalten.
8. Deadline
Es lässt sich oftmals nicht vermeiden, eine wichtige Aufgabe schlichtweg auf den letzten Drücker zu erledigen. Verschiebst du die vorgegebene Deadline allerdings – nur für dich selbst - zeitlich ein wenig weiter nach vorne, dann wirst du die Dinge zwar ab und zu immer noch im letzten Moment erledigen, aber für deine Chefin trotzdem perfekt in der Zeit liegen. Dadurch behältst du einen gewissen Zeitdruck bei, umgehst jedoch stressige Situationen. Dasselbe gilt natürlich für interne sowie externe Meetings, denn man ist lieber zu früh als zu spät dran!
9. Organisation
Erstelle verschiedene Organisationssysteme, mit deren Hilfe du deine Arbeitsschritte vereinfachen und somit deine Arbeitszeit verkürzen kannst. Um dich schneller in deinen Unterlagen zurecht zu finden solltest du dir ein Ablagesystem für Dokumente einrichten, in dem du dich tatsächlich auskennst. Sortiere zusätzlich auch dein Email-Postfach nach Prioritäten und speichere die wichtigsten Telefonnummern auf Kurzwahl ab. Organisiert zu sein erleichtert dir die Arbeit und du sparst dir unglaublich viel Zeit.
#hokifyexpertentipp: Checklisten können Wunder wirken! Besonders Aufgaben, die du nicht so oft machst, können durch Checklisten oder Anleitungen vereinfacht werden.
10. Persönliches Wohlergehen
Letztendlich spielt auch dein persönliches Wohl eine große Rolle für die Effizienz deines Zeitmanagements. Damit du konzentriert arbeiten kannst, musst du dich ausgeruht und energiegeladen fühlen und das schaffst du nur, wenn du die Nacht vorher ausreichend (circa 7-8 Stunden) geschlafen hast. Auch eine gesunde und abwechslungsreiche Ernährung sorgt für eine erhöhte Produktivität, weshalb du vor allem morgens ausreichend frühstücken solltest, um fit zu sein. In der Mittagspause wäre es zudem förderlich, wenn du entweder ein paar Entspannungsübungen durchführst oder dich (auch wenn nur kurz) an der frischen Luft bewegst, um für einen Moment abzuschalten und deine Energiereserven wieder aufzuladen. Sorge insgesamt für eine ausgeglichene Work-Life-Balance!
Fazit
Mit ein bisschen Übung ist Zeitmanagement gar nicht so schwierig! Es ist vor allem wichtig, ein System zu finden, das für dich passt und mit dem du gut zurecht kommst. Probiere gern ein paar verschiedene Dinge aus, bevor du dich für etwas entscheidest. Zeitmanagement ist, so wie alles andere auch, eine Fähigkeit, die man lernen kann!