Professionelles Verhalten am Arbeitsplatz: Business Knigge

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Aktualisiert: 06.05.2022 Lesedauer: ca 7min

professionals in der Kaffeepause

Richtiges Benehmen: Was im privaten Kontext kein Problem ist, kann im Arbeitsalltag schnell zu Problemen führen. Immer wieder finden sich kleine Stolpersteine: Duzen oder Siezen? Was ziehe ich an? Wie verhalte ich mich in der Arbeit? In diesem “Business-Knigge” erfährst du, was das perfekte Benehmen am Arbeitsplatz ist und welche Fettnäpfchen du auf jeden Fall vermeiden solltest! 

Gutes Benehmen ist Unternehmenssache

Gleich vorneweg: welches Benehmen am Arbeitsplatz akzeptiert wird, hängt sehr stark vom Unternehmen und deinem Job ab. Während das Duzen des Vorgesetzten in einem Familienbetrieb ganz normal ist, kann es in einer großen Firma als respektlos angesehen werden. Jede Firma hat eine eigene Art und Weise, miteinander umzugehen, interne Richtlinien und (unausgesprochene) Verhaltensregeln. Das ist Teil der Unternehmenskultur. Trotzdem gibt es ein paar Punkte, die du immer beachten solltest: 

  • Sei pünktlich und vorbereitet. 

  • Bleib freundlich und höflich. 

  • Sei professionell. 

  • Achte auf gepflegte Kleidung und ordentliches Auftreten. 

  • Behandle deine Kolleginnen und Vorgesetzten mit Respekt. 

#hokifyerklärt: Die Unternehmenskultur beschreibt das Wertesystem und die sozialen Normen, die in einem Unternehmen gelten. Diese beeinflussen fast jeden Aspekt der Zusammenarbeit in der Firma: Welche Dinge sind in dem Unternehmen wichtig, welche nicht? Wie werden Entscheidungen getroffen? Wie gehen Mitarbeiterinnen miteinander um, wie geht man mit Fehlern um, wie wird kommuniziert? 

Pünktlich sein 

“5 Minuten vor der Zeit sind des Soldaten Pünktlichkeit” sagt schon ein altes deutsches Sprichwort. Und auch wenn du nicht beim Militär bist: Pünktlich zu sein, ist prinzipiell eine gute Idee. Das Problem: selbst wenn du pünktlich bist, wirst du nicht positiv auffallen, da es normalerweise vorausgesetzt wird. Bist du jedoch zu spät dran, wird das ein negatives Licht auf dich werfen. 

Das Geheimnis dahinter, pünktlich zu sein, ist vor allem eine gute Organisation und ein strukturiertes Zeitmanagement. Diese 5 Hacks helfen dir dabei, pünktlich zu sein: 

  • Leg dir einen Kalender zu und benutze ihn. Du kannst alle Termine, Aktivitäten und Deadlines eintragen und jeden Abend nachsehen, was am nächsten Tag zu tun ist. Außerdem kannst du dir (wenn dein Kalender digital ist) Erinnerungen für Termine stellen.  

  • Setze dir dir deinen Termin immer 5-10 Minuten früher als vereinbart an. So hast du einen Puffer. Manche Menschen stellen sogar ihre Uhren 2-3 Minuten vor, um immer pünktlich anzukommen. 

  • Bereite dich inhaltlich schon am Vortag vor. So vermeidest du Hektik und bist auch vorbereitet, wenn sich etwas verschieben sollte. 

  • Sieh dir schon am Vorabend an, wie du zu dem Ort deines Termins kommst und wie lange du dorthin brauchst. In vielen Apps kannst du Routen auch speichern oder Favoriten anlegen, die du dann schneller findest. 

  • Packe deine Sachen schon am Vorabend zusammen. Je weniger unterschiedliche Taschen du nutzt, desto weniger musst du umpacken und desto weniger Zeit vertrödelst du vor dem Weggehen. Du kannst sogar deine Kleidung schon am Vortag herauslegen, damit du in der Früh weniger Zeit verlierst.

Duzen oder Siezen? 

Obwohl es in jedem Benimmbuch explizite Regeln für die gegenseitige Ansprache gibt, werden die meisten davon heute nur noch teilweise eingehalten. Generell gilt: Auch wenn das “Du” auch in der Arbeitswelt immer üblicher wird, solltest du im Zweifelsfall immer zum “Sie” greifen. Besonders wenn du mit Kundinnen oder fremden Personen zu tun hast, gilt die Devise: lieber zu formal als unhöflich. Oft kannst du dich auch daran orientieren, wie du angesprochen wirst bzw. wie sich die andere Person vorstellt. Je nach Unternehmenskultur ist es intern auch oft üblich, sich gegenseitig zu duzen - auch wenn ihr euch vielleicht noch nicht kennt. Die folgende Tabelle gibt dir eine gute Übersicht, wann du duzen und wann Siezen solltest: 

Du

Sie

Die andere Person stellt sich mit dem Vornamen vor 

Die andere Person stellt sich mit Herr/Frau und/oder dem Nachnamen vor

Wenn du geduzt wirst 

Wenn du gesiezt wirst

Wenn sich im Unternehmen generell alle duzen, unabhängig von Rang oder Funktion

Bei fremden Personen von außerhalb (z.B. Kundinnen, Partnerinnen etc. - außer das Unternehmen hat eine eigene Richtlinie dafür)

Wenn dir die Person das “Du” angeboten hat 

Wenn dein Gegenüber (noch) kein Angebot für das “Du” gemacht hat 

Personen, die du auch privat kennst

Beamtinnen und offizielle Persönlichkeiten

In Branchen, in denen generell eher geduzt wird (z.B. Medienbranche) 

In Branchen, in denen eher gesiezt wird (z.B. Bank- und Finanzwesen) 


Auch mit dem Angebot des “Du” ist es so eine Sache. Unter gleichaltrigen und gleichgestellten Kolleginnen ist es sehr oft ein gemeinsamer Entschluss oder es spielt keine Rolle, wer das Angebot zum “Du” macht. Handelt es sich jedoch um eine Vorgesetzte oder eine dienstältere Person, ist es ihr Recht, dir das “Du” anzubieten. Tut sie das nicht, solltest du weiterhin beim “Sie” bleiben und auf ihr Angebot warten. Du hast natürlich auch immer das Recht, das “Du” abzulehnen, wenn dir das unangenehm ist. Bleibe dabei jedoch immer höflich und respektvoll - immerhin ist das angebotene “Du” für viele Menschen ein Ausdruck der Wertschätzung und Vertrauens in dich. 

#hokifyexpertentipp: Duzen ist immer gegenseitig! Spricht dich also jemand mit “Du” an, darfst du diese Person ebenfalls duzen. Ein einseitiges “Du” gibt es in dieser Form eigentlich nur in der Schule, wo Lehrerinnen gesiezt, Schülerinnen aber geduzt werden. Einmal angeboten, gilt das “Du” ein Leben lang. 

Kleidung und Aussehen 

Je nach Job und Unternehmen gibt es unterschiedliche Anforderungen an dein Aussehen. Während in einem Büro Anzug oder Kostüm oft gerne gesehen sind, gibt es in vielen Betrieben Arbeitsuniformen oder einen Dresscode, an den du dich halten solltest. 

Arbeitsuniform 

In vielen Jobs gibt es für den Arbeitsalltag eine Arbeitsuniform, die dir zur Verfügung gestellt wird. Meist bist du selbst für die Reinigung und Instandhaltung verantwortlich, manchmal ist es aber z.B. in der Hotellerie auch üblich, die Uniformen in der Wäscherei waschen zu lassen. Generell gilt: deine Uniform sollte immer (den Umständen entsprechend) sauber, intakt und vollständig sein. Auch Details wie Namensschilder, Kopfbedeckungen oder ein in die Hose gestecktes T-Shirt sollten nach Vorgaben getragen werden. Ist deine Uniform kaputt oder du hast etwas verloren, solltest du immer sofort Bescheid geben. Vor allem bei Funktions- und Sicherheitskleidung (Sicherheitsschuhe, Regenmantel, Hitzeschutz etc.) ist es besonders wichtig, dass deine Kleidung intakt und funktionsfähig ist. 

#hokifyexpertentipp: Hast du dir extra für den Job bestimmte Kleidung gekauft, die privat nicht getragen werden kann (z.B. Laborkittel, Sicherheitsschuhe, Stützstrümpfe, Kochanzug, Fleischerschürze…) kannst du diese als Werbekosten von der Steuer absetzen. Kostüme, Anzüge oder ähnliche Kleidung zählt allerdings nicht dazu. 

Kleidung 

Hast du keine Arbeitsuniform gilt: die Kleidung sollte zur Tätigkeit passen und dem unternehmensinternen Dresscode entsprechen. Vielleicht gibt es einen offiziellen Dresscode, der bestimmte Farben vorschreibt oder einen Stil definiert. Vielleicht sind auch nur gewisse Dinge (z.B. bauchfreie Tops, kurze Hosen…) verboten. Vielleicht ist es aber auch komplett egal und niemand zuckt mit der Wimper, wenn du in Jogginghosen, Flip Flops und Crop Top kommst - das hängt von der Unternehmenskultur ab. Diese 4 Regeln solltest du befolgen, wenn du dich für die Arbeit kleidest: 

  • Du musst dich wohlfühlen. Egal ob T-Shirt und Jeans oder Kostüm: die Kleidung sollte dir gut passen und du musst in der Lage sein, ohne Einschränkungen zu arbeiten. Außerdem solltest du dir nicht verkleidet oder überspitzt vorkommen. Oft helfen schon ein Lieblings-Schmuckstück oder ein gemütliches Kleidungsstück dabei, ein Outfit angenehmer und authentischer zu machen.  

  • Anfangs gilt: lieber overdressed als underdressed. Greife im Zweifelsfall zu der formellen Option, wenn du dich nicht entscheiden kannst. So zeigst du, dass du dir Mühe gegeben hast und den Job ernst nimmst. Nachdem du ein Gespür für die Unternehmenskultur bekommen hast, kannst du deinen Stil anpassen. 

  • Wenn es keine Regeln gibt, orientiere dich an deinen Kolleginnen. Sind sie eher leger angezogen oder formal? Sind Jeans in Ordnung? Siehst du rundherum eher T-Shirts oder Hemden? 

  • Repräsentierst du das Unternehmen in einem ungewohnten Kontext, zum Beispiel auf einer Messe oder einer Veranstaltung, solltest du besonderen Wert auf dein Aussehen legen. Du weißt nie, wen du dort vielleicht triffst oder welche Möglichkeiten sich ergeben! 

Diese 5 Dinge solltest du eher vermeiden, wenn du einen professionellen Eindruck machen willst: 

  • Zu viel Haut zeigen. Das gilt vor allem für Beine, Füße, Dekoltée, Schultern und Bauch. Miniröcke, Flip-Flops, Spaghetti-Träger, Muscle Shirts und Shorts sind - je nach Unternehmen - nicht unbedingt die beste Idee.  

  • Sichtbare Unterwäsche. Kann man deine Unterwäsche durch die Kleidung hindurch erkennen oder blitzt sie unter deiner Kleidung hervor, kann das schnell unprofessionell wirken. 

  • Zu viel Schmuck. Bist du behängt wie ein Weihnachtsbaum, kann das nicht nur unprofessionell wirken sondern dich sogar bei der Arbeit oder deine Sicherheit behindern. Gegen dezenten Schmuck ist jedoch meistens Nichts einzuwenden. 

  • Kleidung, die nicht passt. Egal was du trägst, deine Kleidung sollte dir passen und weder zu klein, noch zu groß geschnitten sein. 

  • T-Shirts mit Beleidigungen oder unpassenden Bildern. Selbst wenn T-Shirts in Ordnung sind, solltest du darauf achten keine obszönen, beleidigenden oder diskriminierenden Sprüche oder Bilder auf deiner Kleidung zu haben. 

Haare, Bart, Make-Up und Co. 

Auch hier gilt, dass dein Auftreten gepflegt und ordentlich ist und zu deinem Job passen sollte. Abgekaute Fingernägel, ungepflegte Bärte, verschmiertes Make-Up, ungepflegte Haare oder offene Wunden sind No-Gos. Während in manchen Branchen dezente Frisuren erwünscht sind (Bankwesen, Finanzen, Consulting etc.) sind in anderen Branchen buntes Haar oder flippige Frisuren kein Problem (Kreativbranche, Styling etc.). Dasselbe gilt auch für Make-Up oder sichtbare Tattoos. In manchen Unternehmen gibt es Richtlinien bezüglich des Bartwuchses, in den meisten Firmen sind Bärte aber kein Problem solange du keine Masken aufsetzen musst und der Bart gepflegt ist. Auch lange oder künstliche Fingernägel, Piercings oder Haarschmuck sind nicht immer gerne gesehen. Wieder gilt: orientiere dich an den offiziellen Regeln und dem Aussehen deiner Kolleginnen, um herauszufinden, was in Ordnung ist und was nicht. 

Professionelles Auftreten 

Nicht nur deine Kleidung, auch dein Auftreten bestimmen, wie du wahrgenommen wirst. Deine Haltung, die Art und Weise wie du sprichst und dich gegenüber anderen verhältst, gehören genauso zu einem professionellen Auftreten. Dabei solltest du Folgendes beachten: 

  • Offen und freundlich bleiben! Du musst nicht jeden mögen, aber du solltest zumindest versuchen, alle Menschen mit Respekt und Höflichkeit zu behandeln. Ein freundlicher Gesichtsausdruck oder ein offenes Lächeln lassen dich außerdem sympathisch erscheinen. 

  • Körpersprache is Key! Eine gerade, ruhige Haltung lässt dich viel professioneller wirken, als wenn du zusammengekauert im Eck sitzt. Außerdem verrät deine Körpersprache schnell, wenn du dich unwohl fühlst, genervt oder nervös bist. Wenn möglich, vermeide nervöse Bewegungen, Fingertippen oder genervte Seufzer und behalte einen neutralen Gesichtsausdruck. 

  • Achte auf deine Sprache! Kraftausdrücke und Schimpfwörter sind in den meisten Betrieben nicht gerne gesehen. Nuscheln oder zu leises bzw. schnelles Reden machen dir die Kommunikation mit den Kolleginnen schwer. 

  • Bleib bei der Sache! Wenn jemand Anderes spricht, höre aufmerksam zu und signalisiere deine Aufmerksamkeit durch Reaktionen wie Nicken, Fragen oder zustimmende Laute. 

  • Spar dir die Lästereien! Schlecht über Kolleginnen oder das Unternehmen zu sprechen, lässt dich ganz schnell unprofessionell und fies wirken. Wenn du etwas zu kritisieren hast, sprich im Privaten mit der Person oder deiner Vorgesetzten. 

  • Akzeptiere Privatsphäre! Die Schreibtische, Spinde oder Schubladen deiner Kolleginnen sind genauso tabu wie ihre Privatsachen und Arbeitsmaterialien. Du kannst natürlich fragen, ob du dir Dinge ausborgen kannst, musst diese aber zeitgerecht und intakt wieder zurück geben. 

Fazit 

Professionelles Verhalten am Arbeitsplatz ist reine Übungssache! Auch wenn es im ersten Moment nach viel Aufwand klingt, lassen sich die meisten Dinge entweder einfach umsetzen oder schnell lernen. Manches davon machst du wahrscheinlich schon automatisch ohne groß darüber nachzudenken! Es ist dabei jedoch immer wichtig, dich an das Unternehmen, in dem du arbeitest, anzupassen und darauf zu achten, was du sagst, tust und trägst.

Julia ist gut darin, die Schwerkraft auszutricksen und schlecht darin, Zimmerpflanzen am Leben zu halten. Ihre Leidenschaft für Sprache hat sie über die Tourismusindustrie zur Kommunikationsbranche geführt, wo sie derzeit ihr Masterstudium absolviert. In den hokify Karriere-Tipps versorgt sie dich regelmäßig mit den wichtigsten Tipps, Tricks und Infos rund um den Arbeitsalltag (inklusive dessen rechtlichen Regelungen) und den Arbeitsmarkt, damit du hoffentlich informierter in dein Berufsleben startest, als sie es anfangs war.

Ausschließlich zum Zweck der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung von männlichen und weiblichen Sprachformen verzichtet. Alle Personenbezeichnungen sind demnach geschlechtsneutral zu verstehen.

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