Auf den ersten Blick erscheint es dir als sinnvoll eine standardisierte Bewerbungsmappe zu erstellen, denn sie ist simpel und zeitsparend. Doch die richtige Lösung ist sie auch bei einer länger andauernden Bewerbungsphase nicht. In den meisten Fällen wird nämlich dein potentieller Arbeitgeber die standardisierte Bewerbungsmappe direkt erkennen und dich deshalb nicht einmal zum Vorstellungsgespräch einladen. Also wie zeigst du deinem zukünftigen Chef, dass sein angebotener Job genau der Richtige für dich ist? Wir haben die Tipps für dich, also fang gleich an und personalisiere deine Bewerbung als Bürokraft!
1. Anschreiben
Nachdem du den perfekten Job im Büro für dich gefunden hast, solltest du zunächst ein passendes Anschreiben verfassen. Dieses sollte deine Motivation und deine Eignung für den Job herausstellen sowie dem Arbeitgeber das Gefühl geben, dass du die später folgende Alltagsroutine meistern kannst.
Falls du kontaktfreudig, höflich, zuverlässig, organisiert sowie zügig bist und dazu noch mit modernen Kommunikations- und Arbeitsmitteln umgehen kannst, dann solltest du das in deinem Anschreiben auf jeden Fall erwähnen. Diese Eigenschaften, ein ausgeprägtes Pflichtbewusstsein sowie zusätzliche Fremdsprachenkenntnisse sind in dieser Branche sehr gefragt. Die Gliederung deines Anschreibens sollte klar strukturiert sein und das Design sollte nicht vom Inhalt ablenken. Dabei kannst du dich an diesen drei Abschnitten orientieren:
Erkläre dem Bürobetrieb, wie großartig er ist
Berichte darüber, wie qualifiziert und lernfähig du bist
Beschreibe, wie ausgezeichnet ihr beide zusammenarbeiten würdet
Beziehe dich dabei konkret auf die ausgeschriebene Stellenbeschreibung
2. Lebenslauf
Natürlich musst du auch deinen Lebenslauf an die Stellenausschreibung anpassen - strukturell sowie inhaltlich. Das bedeutet, wenn du dich auf einen Bürojob bewirbst, dann gibst du die Daten zu deinem beruflichen Werdegang als Erstes, vor deiner Ausbildung etcetera, an. Bringe noch mehr Struktur hinein, indem du deine bisherigen Tätigkeiten in einer anti-chronologischen (das Aktuelle zuerst) Reihenfolge auflistest. Gib zudem nur Jobs an, die dir bereits wichtige Kenntnisse für deinen zukünftigen Beruf als Bürokraft vermittelt haben. Konntest du in deiner vorherigen Arbeit zum Beispiel grundlegende/erweiterte Computerkenntnisse oder organisatorische Fähigkeiten sammeln, dann schreibe diese in einem kurzen Satz unter den jeweilig angegebenen Job.
3. Bewerbungsfoto
Durch den täglichen Umgang mit Kunden wird von dir als Bürokraft eine gepflegte äußere Erscheinung erwartet. Solltest du ein professionelles Bewerbungsbild besitzen, dass dich freundlich und seriös wirken lässt, dann nutze die Chance und füge es deiner Bewerbung hinzu. Sich vorab in einem guten Licht zu präsentieren, kann dir gegenüber anderen Bewerbern definitiv einen Vorteil verschaffen. Wenn du allerdings kein Bewerbungsfoto von dir hast, kannst du entweder mit unseren Tipps dein Bewerbungsfoto selber machen oder erst das Vorstellungsgespräch abwarten, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen.
4. Anhang
In diesem Teil deiner Bewerbung belegst du die im Lebenslauf angegebenen Tätigkeiten durch erworbene (Arbeits-)Zeugnisse und Zertifikate. Stelle sicher, dass auch dein Anhang organisiert und übersichtlich ist, indem du die Dokumente ordentlich kopierst und in der (anti-chronologischen) Reihenfolge einfügst, die du im Lebenslauf angegeben hast. Dadurch sollte das aktuellste Dokument jeder Rubrik automatisch oben liegen. Diese Dokumente schickst du dann gesammelt im Anhang einer E-Mail an das Unternehmen oder lädst sie auf einer Online-Bewerbungsplattform hoch.
5. Vorstellungsgespräch
Die erste Hürde hast du nun erfolgreich gemeistert und es folgt die Einladung zu einem persönlichen Bewerbungsgespräch. Dabei sind die folgenden Dinge für das Vorstellungsgespräch als Bürokraft äußerst wichtig und stets zu beachten:
Ansprechendes Erscheinungsbild:
Gebügelte, geschmackvolle Kleidung | Weiße(s) Hemd/Bluse, dunkle Hose |
Vornehmes Schuhwerk | Dunkle Farbe |
Gepflegte Fingernägel | Durchsichtiger Nagellack |
Gesunde Haare | Gewaschen, frisiert, am besten festgesteckt |
Gut gemachtes Make-Up | Puder, Rouge, Mascara, Lidstrich |
Angemessenes Benehmen:
Pünktlichkeit | Vor Terminbeginn da sein |
Respektvolle Anrede sowie Behandlung seines Gegenübers | Siezen, Augenkontakt |
Leitung des Gesprächs folgen | Augenkontakt, nicht dazwischenreden |
Ausgewogene Selbstdarstellung:
Positive Eigenschaften | Höflich, sprachfertig, strukturiert, zuverlässig |
Negative Eigenschaften | Übertrieben perfektionistisch, kann nicht “nein” sagen |