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hokify Team

Veröffentlicht am: 09.01.17

Die 10 Besten Tipps Für dein Optimiertes Zeitmanagement


Du gehst morgens ins Büro, setzt dich an deinen Schreibtisch und siehst die vielen neuen Zettel mit zusätzlichen Aufgaben. Dann schaust du in dein Email-Postfach, in dem du sogar noch ein paar Termine mehr entdeckst und fühlst dich auf einmal völlig überfordert. Wie kannst du nur alle diese Dinge erledigen, ohne total gestresst zu werden? Mit unseren 10 Tipps erfährst du jetzt, wie du dein persönliches Zeitmanagement am Arbeitsplatz optimierst und so entspannter durch den Tag kommst!

1. Unter Beobachtung

Führe mindestens eine Woche lang einen Terminplaner mit dir, in dem du alle deine Aktivitäten, Termine, Aufgaben, Konversationen, etc. notierst. Das wird dir dabei helfen, einen klaren Überblick über den Ablauf deiner gesamten Woche zu erhalten und du wirst erkennen, wie viele Dinge du tatsächlich in einer einzigen Woche erledigen kannst. Zudem wirst du erfahren, in welchen Zeiträumen du am aktivsten, beziehungsweise auch am produktivsten warst und kannst dieses Wissen für die zukünftige Planung deiner Arbeitsaktivitäten nutzen.

2. Tagesplan

Nimm dir jeden Morgen circa zwanzig Minuten Zeit, um dir einen Tagesplan zu erstellen, der dich durch den Tag führt. Damit du keine wichtigen Termine oder Meetings vergisst, soll dir dieser Plan zumindest einen groben Überblick über deine anstehenden Projekte geben. Indem du deine Aufgaben zusätzlich priorisierst sowie deine zur Verfügung stehende Zeit dementsprechend auf sie verteilst, verbesserst du deinen Tagesplan und kannst dich genauer an ihn halten. Plane dir zudem ein wenig Zeit zwischen deinen einzelnen Pflichten ein, die du entweder für kurze Pausen nutzt, um deine Energiereserven wieder ein bisschen aufzuladen oder um die Anfragen deiner Kollegen zu bearbeiten. Diese „geplanten Unterbrechungen“ sind notwendig, um dir ein wenig mehr zeitlichen Spielraum für deine einzelnen Projekte zur Verfügung zu stellen.

3. E-Kalender

Auch wenn du kein besonderer Fan der modernen Technik bist, solltest du dir auf jeden Fall einen elektronischen Kalender (Bsp.: Outlook oder Google Kalender) zulegen, in den du alle deine wichtigen Termine, Verabredungen oder Besprechungen einträgst. Meistens kannst du den Kalender dann noch mit deinem Smartphone synchronisieren, wodurch du dann immer Zugriff auf ihn hast, ganz egal wo du bist. Dank der automatischen Erinnerungsfunktion wirst du dann garantiert keine wichtigen Meetings oder Deadlines mehr vergessen oder verpassen – Eine riesige Erleichterung!

4. Zeitlimit 

Setze dir für jede einzelne Aufgabe, die du dir am Tag vornimmst ein bestimmtes Zeitlimit, an welches du dich auch so gut wie möglich hältst. Denn nicht nur du, sondern die meisten Leute arbeiten unter Zeitdruck einfach konzentrierter und somit produktiver. Um die Zeit während der Arbeit zudem besser im Blick behalten zu können, platzierst du an deinem Arbeitsplatz einfach eine klar lesbare, für dich sichtbare, Uhr. Natürlich kannst du dir die einzuhaltenden Deadlines auch in den vorher erwähnten Kalender eintragen. Durch eine auf dem Bildschirm erscheinende Notiz zeigt er dir an, wann die vorgesehene Zeit abgelaufen ist und du zur nächsten Aufgabe übergehen solltest.

5. "Nein" sagen

Lerne es „Nein“ zu sagen und damit zusätzliche Aufgaben von dir fern zu halten, die sowieso keinen Platz mehr in deinem Tagesplan hätten und die du nicht schaffen würdest. Natürlich kannst du dich nicht immer vor zusätzlichen Pflichten drücken, weshalb du sie zwar auch annehmen, aber auf einen späteren Zeitpunkt verschieben kannst. Sollte es dir passieren, dass du an einem Tag mal absolut keine Zeit für Ablenkungen hast, aber trotzdem ständig Kollegen auf dich zukommen, dann ist es auch okay, wenn du für eine begrenzte Zeit ein „Bitte nicht stören.“-Schild aufstellst.

6. Fokus

Versuche alle anderen Ablenkungen, die nichts mit deiner Arbeit zu tun haben – dazu gehören vor allem Facebook und andere Social-Media-Plattformen – auszublenden und nicht aufzurufen, außer eben sie sind Teil deiner Arbeit. Überprüfe auch dein Smartphone nur circa alle zwei Stunden, denn wenn es dank der zahlreichen Applikationen ständig anfängt zu vibrieren oder aufzuleuchten und du automatisch auf den Bildschirm guckst, wirst du dich nie richtig fokussieren können. Anstatt also im Multi-Tasking unterzugehen, konzentrierst du dich lieber nur auf ein Projekt und stellst dieses erst komplett fertig, bevor du dich einer neuen Aufgabe widmest. Lerne zudem, nicht immer sofort ans Telefon zu gehen, vor allem wenn du dich gerade in einer Konzentrationsphase befindest, denn du kannst hinterher immer noch zurückrufen. Wozu werden sonst die ganzen Rufnummern gespeichert?

7. Synergie

Um während deiner Arbeit möglichst viele Synergieeffekte zu erzeugen, solltest du versuchen alle sich ähnelnden Aufgaben zu verschiedenen Blöcken zusammenzufassen und direkt hintereinander zu erledigen. Wenn du beispielsweise für zwei verschiedene Projekte Telefonate führen musst, solltest du dir eine bestimmte Zeit zum Telefonieren festlegen und alle Telefonate auf einen Schlag erledigen. Wenn du deine Aufgaben so sammelst und in verschiedene Kategorien unterteilst, wird es auch einfacher für dich den Überblick zu behalten.

8. Deadline

Es lässt sich oftmals nicht vermeiden, eine wichtige Aufgabe schlichtweg auf den letzten Drücker zu erledigen. Verschiebst du die vorgegebene Deadline allerdings – nur für dich selbst - zeitlich ein wenig weiter nach vorne, dann wirst du die Dinge zwar ab und zu immer noch im letzten Moment erledigen, aber für deinen Chef trotzdem perfekt in der Zeit liegen. Dadurch behältst du einen gewissen Zeitdruck bei, umgehst jedoch stressige Situationen. Dasselbe gilt natürlich für interne sowie externe Meetings, denn man ist lieber zu früh als zu spät dran!

9. Organisation

Erstelle verschiedene Organisationssysteme, mit deren Hilfe du deine Arbeitsschritte vereinfachen und somit deine Arbeitszeit verkürzen kannst. Um dich schneller in deinen Unterlagen zurecht zu finden solltest du dir ein Ablagesystem für Dokumente in Papierform einrichten sowie deinen Computer und dessen Dateiablage neu organisieren. Sortiere zusätzlich auch dein Email-Postfach nach Prioritäten und speichere die wichtigsten Telefonnummern auf Kurzwahl ab. Organisiert zu sein erleichtert dir die Arbeit und du sparst dir unglaublich viel Zeit.

10. Persönliches Wohlergehen

Letztendlich spielt auch dein persönliches Wohl eine große Rolle für die Effizienz deines Zeitmanagements. Damit du konzentriert arbeiten kannst, musst du dich ausgeruht und energiegeladen fühlen und das schaffst du nur, wenn du die Nacht vorher ausreichend (circa 7-8 Stunden) geschlafen hast. Auch eine gesunde und abwechslungsreiche Ernährung sorgt für eine erhöhte Produktivität, weshalb du vor allem morgens ausreichend frühstücken solltest, um fit zu sein. In der Mittagspause wäre es zudem förderlich, wenn du entweder ein paar Entspannungsübungen durchführst oder dich (auch wenn nur kurz) an der frischen Luft bewegst, um für einen Moment abzuschalten und deine Energiereserven wieder aufzuladen. Sorge insgesamt für eine ausgeglichene Work-Life-Balance

Viel Spaß bei der Optimierung deines Zeitmanagements wünscht dir dein hokify Team!