Du stehst bald vor deiner ersten Dienstreise oder bist dir noch nicht ganz sicher, wie hoch das Kilometergeld ist? Dann haben wir alle wichtigen Infos für dich: Erfahre alles, was du zu Dienstreisen, Taggeld, Nächtigungsgeld und Kilometerpauschale wissen musst!
Was ist eine Dienstreise?
Eine Dienstreise liegt dann vor, wenn du deinen ständigen Dienstort verlässt, um deinen Aufgaben nachzugehen und das nicht Teil deines normalen Aufgabenbereichs ist. Dein Dienstort ist die Stadt bzw. Gemeinde, in der du arbeitest, nicht der Betrieb selbst, dementsprechend ist nicht jedes Verlassen deines Betriebs auch eine Dienstreise. Arbeitest du beispielsweise in Wien und besuchst einen Kunden in Wien, zählt das nicht als Dienstreise, sondern als Dienstfahrt. Befindet sich der Kunde jedoch in München, zählt dies als Dienstreise.
Bei einer Dienstreise, die länger als 3 Stunden dauert, steht dir Taggeld und im Falle einer Übernachtung auch Nächtigungsgeld zu. Außerdem bekommst du Fahrtkostenvergütungen für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel bzw. Kilometergeld bei Nutzung deines eigenen PKWs, sofern das vorab vereinbart wurde. Dabei darf dein Arbeitgeber festlegen, welches Verkehrsmittel du nutzen sollst (Ausnahme: der Arbeitgeber darf dir nicht anordnen, deinen eigenen PKW zu nutzen, dies muss immer von beiden Seiten vereinbart werden). Kosten für Dienstreisen sind durch die Arbeitnehmerveranlagung von der Steuer absetzbar.
Wenn Reisetätigkeiten zu deinen ständigen Aufgaben gehören, zählen diese nicht als Dienstreise. Das ist beispielsweise bei Elektrikerinnen der Fall, die aufgrund ihrer Arbeit von Kundschaft zu Kundschaft fahren müssen. Dienstreisen können entweder in die Normalarbeitszeit fallen oder als Überstunden definiert sein - je nachdem wann du unterwegs bist. Generell können Dienstreisen auch auf Feiertage oder das Wochenende fallen und die tägliche Ruhezeit kann in gewissen Situationen verkürzt werden. Die genauen Regelungen und Bestimmungen legt dein Kollektiv- bzw. Arbeitsvertrag fest.
Unterschieden wird außerdem zwischen aktiver und passiver Reisezeit, wobei du bei aktiver Reisezeit wirklich arbeitest, während passive Reisezeit immer dann vorliegt, wenn du zwar unterwegs bist, aber nicht arbeitest, z.B. auf einer Zugfahrt. Für passive Reisezeit kann eine Entlohnung vereinbart werden, du hast jedoch keinen Anspruch auf Bezahlung in dieser Zeit, außer du lenkst ein Auto oder arbeitest in dieser Zeit wirklich (z.B. auf deinem Laptop im Zug).
Was ist Kilometergeld?
Fährst du mit deinem eigenen Auto zur Dienstreise, kommt das Kilometergeld ins Spiel. Dieses Kilometergeld dient dazu, die Kosten für Treibstoff, Verschleiß, Wartung und Reparaturen des Fahrzeugs zu decken. Je nachdem welches Fahrzeug genutzt wurde, kann das Kilometergeld unterschiedlich hoch ausfallen. Grundsätzlich beträgt das Kilometergeld für PKWs 0,42 Euro pro gefahrenen Kilometer. Gibt es Mitfahrerinnen, dann erhöht sich der Betrag für jede Mitfahrerin um 0,05 Euro pro gefahrenem Kilometer. Für Motorräder ist das Kilometergeld 0,24 Euro pro km hoch. Falls ein Fahrrad oder E-Bike verwendet wurde, dann gelten 0,38 Euro pro km.
Um das Kilometergeld bei der Arbeitnehmerveranlagung steuerlich abzusetzen, musst du ein Fahrtenbuch führen, das Folgendes enthalten muss:
Angabe des benutzten Kraftfahrzeuges
Datum der Reise
Abfahrts- und Ankunftszeitpunkt
Zahl der gefahrenen Kilometer
Ausgangs- und Zielpunkt der Reise
Reiseweg
Zweck der Dienstreise
Unterschrift des Dienstreisenden
Was sind Taggeld und Tagesdiät?
Taggeld dient als Aufwandsentschädigung bzw. Verpflegungsaufwand und soll die Kosten, die aufgrund einer Dienstreise entstehen, decken. Darunter fallen z.B. die Kosten für Mahlzeiten. Taggeld kann nur geltend gemacht werden, wenn es sich um eine Dienstreise handelt, die über 25 km vom eigentlichen Arbeitsort hinausgeht. Wie hoch das Taggeld ausfallen muss, hängt unter Anderem davon ab, ob es sich um eine Inlands- oder Auslandsreise handelt:
Taggeld im Inland:
Du kannst pro Dienstreise höchstens 26,40 Euro pro Tag bzw. 2,20 Euro pro Stunde steuermindernd geltend machen. Dabei muss die Dienstreise mindestens 3 Stunden dauern und du musst das Mittag- oder Abendessen, welches kostenlos von deinem Arbeitgeber oder Kunden zur Verfügung gestellt wurde, vom Taggeld abziehen. Pro vom Unternehmen bezahlten Essen müssen 13,20 Euro vom Taggeld abgezogen werden. Wird die Dienstreise zu einer Regelmäßigkeit ( z.B. 1x wöchentlich) steht dir kein Taggeld zu.
#hokifyexpertentipp: Kollektivverträge schreiben genau vor, wie hoch das Taggeld sein muss. Checke daher auch immer deinen Kollektivvertrag ab!
Taggeld im Ausland:
Wie hoch das Taggeld im Ausland ausfällt, variiert von Land zu Land. Die genauen Informationen dazu findest du bei der Arbeiterkammer. Grundsätzlich kann aber gesagt werden, dass wenn du sowohl Mittag- als auch Abendessen während einer Dienstreise im Ausland kostenlos erhältst, du nur mehr ein Drittel des Taggeldes geltend machen kannst. Erhältst du nur ein kostenloses Essen pro Tag, wird das Auslandstagesgeld nicht gekürzt.
#hokifyerklärt: (Tages-) Diäten beziehen sich auf Verpflegungsausgaben, die während Dienstreisen anfallen. Unter bestimmten Vorschriften und festgelegten Sätzen können diese Verpflegungskosten als steuermindernde Ausgaben in Anspruch genommen werden.
Was sind Nächtigungsgelder?
Genau wie Taggeld, kann auch Nächtigungsgeld geltend gemacht werden, wenn du aufgrund einer Dienstreise eine oder mehrere Nächte woanders verbringen musst. Auch hier gibt es Unterschiede zwischen Dienstreisen im In- und Ausland:
Nächtigungsgeld im Inland
Du kannst die tatsächlichen Kosten der Nächtigung inklusive Frühstück bzw. pauschal 15 Euro pro Nacht geltend machen, wenn du einen fixen Beleg und Nachweis hast. Als Beleg und Nachweis gelten hier z.B. Hotelbestätigungen. Sofern eine Unterkunft für die Übernachtung zur Verfügung steht, wie beispielsweise Schlafkabinen, kannst du entweder die effektiven Kosten (wie Frühstück oder die Nutzung von Badeeinrichtungen an Autobahnstationen) geltend machen oder alternativ eine pauschale Abzugsbetrag von 4,40 Euro pro Nächtigung in Anspruch nehmen. (Falls diese Kosten nicht ohnehin vom Arbeitgeber übernommen werden)
Nächtigungsgeld im Ausland
Auch hier gibt es erhebliche Unterschiede von Land zu Land. Die Arbeiterkammer hat alle Rahmenbedingungen für dich: Rahmenbedingungen Nächtigungsgeld im Ausland
Fazit
Egal ob es sich um Dienstreise, Kilometergeld oder Taggeld handelt, dein Kollektiv- und Arbeitsvertrag haben meistens genaue Regeln und Vorschriften dafür. Handelt es sich um Dienstreisen im Ausland, gibt es unterschiedliche Bestimmungen für jedes Land.