Besonders im Sommer und zu den Feiertagen tauchen immer wieder Fragen zur Urlaubsvertretung auf: Wer übernimmt meine Aufgaben, während ich auf Urlaub bin? Welche Aufgaben habe ich, wenn ich jemanden vertrete? Und wie organisiere ich eine Urlaubsvertretung? Hier kommen alle Infos, die du wissen musst, bevor du dich in deinem wohlverdienten Urlaub entspannen kannst!
Was ist eine Urlaubsvertretung?
Eine Urlaubsvertretung ist eine Person, die deine Aufgaben übernimmt, wenn du im Urlaub bist. Meist handelt es sich dabei um Kolleginnen, die deine Aufgaben (teilweise) zusätzlich zu ihren eigenen Aufgaben erledigen. Dementsprechend bedeutet es oft eine Mehrbelastung für die Urlaubsvertretung. Handelt es sich um eine längere Abwesenheit, zum Beispiel aufgrund eines langen unbezahlten Urlaubs, kann es auch sein, dass extra jemand Neues dafür eingestellt wird.
Was macht eine Urlaubsvertretung?
Die Urlaubsvertretung übernimmt die Aufgaben der Person, die im Urlaub ist und somit nicht arbeitet. Ob sie alle Aufgaben übernimmt oder diese nur teilweise erledigt, ist von Fall zu Fall verschieden. Übernimmt eine Teamkollegin die Urlaubsvertretung, werden meist nur die Aufgaben übergeben, die nicht aufgeschoben werden können oder die zeitlich relevant sind. Umgekehrt werden zeitunabhängige Aufgaben oft einfach liegen gelassen, bis die betreffende Person aus dem Urlaub zurück ist.
#hokifyexpertentipp: Vergiss nicht, für die Dauer deines Urlaubs eine Abwesenheitsnotiz einzustellen, in der du auch die Kontaktdaten deiner Vertretung für wichtige Fälle angibst.
Wer muss sich um die Urlaubsvertretung kümmern?
Auch wenn es keine explizite rechtliche Regelung dazu gibt, obliegt die Personalplanung deiner Arbeitgeberin. Dementsprechend ist auch sie dafür verantwortlich, deine Urlaubsvertretung zu organisieren. In der Praxis ist es jedoch sehr oft den einzelnen Teams überlassen, sich den Urlaub so aufzuteilen, dass es zu keinen gröberen Ausfällen kommt oder die Urlaubsvertretung zu organisieren. Dementsprechend solltest du mit deiner Vorgesetzten besprechen, wann du auf Urlaub gehst und welche Möglichkeiten es für deine Urlaubsvertretung gibt - am besten schon, vor deinem Urlaubsantrag.
Muss ich Urlaubsvertretungen übernehmen?
Fällt die Urlaubsvertretung in deine Normalarbeitszeit, musst du die Urlaubsvertretung annehmen, da du anweisungsgebunden gegenüber deiner Arbeitgeberin bist. Für eine Urlaubsvertretung innerhalb deiner Normalarbeitszeit sind weder zusätzliche Urlaubstage noch zusätzliches Geld vorgesehen. Musst du für die Urlaubsvertretung Überstunden leisten, hängt es von deinem Vertrag und dem gültigen Kollektivvertrag bzw. Tarifvertrag ab, ob du diese leisten musst. Sieht dein Vertrag vor, dass Überstunden angeordnet werden können und geleistet werden müssen, hast du auch hier die Verpflichtung, Überstunden zu leisten. Auch bei All-In-Verträgen kannst du Überstunden nicht ablehnen. Mehrarbeit, also zusätzliche Arbeitsstunden, wenn du Teilzeit arbeitest, können unter gewissen Bedingungen angeordnet werden. Dazu müssen die folgenden Kriterien erfüllt werden:
Gesetzliche Bestimmungen, der gültige Kollektivvertrag oder der Arbeitsvertrag sehen vor, dass deine Arbeitgeberin dir Mehrarbeit anordnen kann
Es liegt erhöhter Arbeitsbedarf vor
Du hast keine berücksichtigungswürdigen Interessen, die der Leistung von Mehrarbeit entgegenstehen (z.B. Kinderbetreuung, wesentlicher finanzieller Schaden…)
#hokifyexpertentipp: Ist in deinem Vertrag nicht genau geregelt, wie und ob du Mehrarbeit leisten musst, sollte jede Vereinbarung immer schriftlich festgehalten werden - auch wie du dafür entlohnt wirst (Zeitausgleich oder Auszahlung).
Worauf muss man bei der Urlaubsvertretung achten?
Egal ob du vertreten wirst oder vertrittst: wenn du auf einige Dinge achtest, wird das Leben für euch beide leichter.
Priorisieren:
Deine Kollegin wird nicht all deine Aufgaben zusätzlich zu ihrem Job übernehmen können. Überlegt euch also vorab gemeinsam, vielleicht auch mit einer Führungskraft, was dringend erledigt werden muss und was auch bis nach dem Urlaub warten kann.Kommunikation:
Je besser die zu übernehmenden Aufgaben erklärt werden, desto einfacher ist es für die Vertretung, sie auch auszuführen. Auch To-Do-Listen, Anleitungen und Checklisten können dabei helfen.Dokumentation:
Zu einer guten Urlaubsübergabe gehört es, Dinge zu dokumentieren: was wurde bereits erledigt, was muss noch erledigt werden? Welche Aufgaben sind dringend und welche nicht? Eine gemeinsame Dokumentation hilft enorm dabei, den Überblick zu behalten.Abwesenheitsnotiz:
Falls zutreffend, sollte eine Abwesenheitsnotiz in Messengern und E-Mail-Programmen eingerichtet werden, die folgende Fragen klärt:Bis wann bist du nicht erreichbar?
Wer vertritt dich in welchen Situationen und wie sind diese Personen erreichbar?
Entscheidungsfreigabe:
Wer darf in deiner Abwesenheit Entscheidungen treffen? Diese Frage betrifft meist nur Führungspositionen, kann aber auch in anderen Bereichen relevant sein. Um Missverständnisse zu klären, sollte immer vorab geklärt werden, wer Entscheidungen übernimmt.Zeitgerecht planen:
Kolleginnen sollten immer zeitgerecht über einen anstehenden Urlaub informiert werden. Je früher alle Beteiligten Bescheid wissen, desto besser, spätestens jedoch zwei Wochen vor dem Urlaub sollte dein Team darüber in Kenntnis gesetzt werden.
Fazit
Wer Urlaubsvertretung macht, übernimmt die Aufgaben einer Kollegin, die im Urlaub ist. Diese Zeit muss gut geplant und organisiert sein, um sicherzustellen dass alles funktioniert. Je nach Vertrag bist du verpflichtet, Mehrarbeitszeit und Überstunden zu leisten. Trotzdem sollte die Urlaubsvertretung gut kommuniziert und dokumentiert sein. Auch sollten Fragen wie die Entscheidungsgewalt und die Priorisierung von Aufgaben vorab geklärt werden.